Aprovechar las ventajas de los programas de gestión documentos en la empresa

La historia de la gestión de documentos a través del ordenador es tan antigua como los propios ordenadores, ya que la misma definición de “informática” hace referencia al tratamiento automático de la información. Desde que el primer sistema operativo incorporó la posibilidad de crear archivos de usuario, también puso a disposición del mismo una estructura de directorios, ahora conocido como carpetas, para organizarlos y recuperarlos. Y cada persona ideó su propio sistema de workflow de documentos electrónicos.

Actualmente, cualquier proceso empresarial supone un trasiego de información que, en su mayor parte, debe o puede ser digitalizada. Esto supone que las ventajas de usar software de gestión de documentos palian los defectos y problemas que surgían al intentar gestionar grandes volúmenes por ti mismo. Algunas de ellas son:

  • Seguridad: ciertos documentos solo deben ser accedidos por ciertas personas, ya sea por imperativo legal o decisiones estratégicas.
  • Localización: un gran volumen de información necesita de mayor eficiencia en la localización.
  • Integridad: derivado del wokflow de documentos electrónicos, es decir, se debe asegurar que la información que se rescata es correcta, actual y controlar la modificación por varios usuarios.
  • Automatización: el software es capaz de notificar a los responsables la necesidad de una tarea específica dentro del flujo de trabajo documental.
  • Independencia: los flujos de trabajo y la organización de sistemas de información son independientes a las personas que lo ejecutan al estar estandarizados.
  • Ahorro de costes: si tu empresa minimiza los tiempos de procesamiento y ganas en eficacia, la bajada de costes será inevitable.

No debes olvidar, además, que la factura electronica es ya una realidad empresarial que se impondrá a las facturas en papel, por lo que es imprescindible que cuentes con un sistema de clasificación y organización. La mejor opción es implantar un software de gestión documental adaptable, que ya ha anticipado nuestras necesidades de administración de información.

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