¿Es más barata la centralización de la impresión?

Aunque en los últimos años el número de impresiones ha descendido considerablemente en las oficinas debido a la existencia de los correos electrónicos y el uso de Internet para compartir documentos, todavía se sigue practicando. No obstante, constituye un área sobre la que resulta difícil ejecutar un control de costes. La respuesta a esta cuestión se halla en la centralización de la impresión.

La idea consiste, en lugar de disponer de varias impresoras multifunción, cuyo mantenimiento y tinta poseen un coste único, en pagar solo y exclusivamente por cada vez que se utilice cualquiera de ellas. Existen numerosas empresas que ofrecen esta opción innovadora. Conlleva disponer de una impresora con todo el consumible que se necesite, así como la asistencia técnica adecuada a lo largo de toda la duración del contrato, de forma que se pague únicamente por cada página impresa.

¿Se ahorra con este modelo? Algunos estudios señalan que las pymes pueden alcanzar un ahorro económico de hasta un 30 % con relación al coste que ya le suponían las impresiones previamente. Y no únicamente se ahorra por el precio, también por la optimización del número de impresiones, pues el empresario sabe en todo momento cuántas se han realizado en su oficina. Esto permite, a la larga, ejecutar un plan de redimensión de las impresiones en función de su negocio, de modo que redunde en la reducción drástica de costes.

Para ello, los fabricantes de impresoras facilitan a las empresas una serie de programas, más económicos que los tradicionales en cuanto a la compra de consumibles, con la posibilidad de controlar el número de impresiones. Las ventajas para las compañías, fundamentalmente las pequeñas y medianas, son numerosas. Lo mismo se aplica a autónomos y profesionales liberales, tales como abogados, informáticos o arquitectos, que necesitan usar la impresión en el desarrollo de su labor profesional. Supone, en definitiva, pagar por lo que se consume.