Sea mensual o anualmente, una empresa afronta numerosos gastos vinculados a su propia actividad. En este consumo, que depende de la propia tarea y del tamaño de la entidad, se engloba también la inversión en los suministros necesarios para el día a día. Su adquisición copa buena parte de las facturas de una firma, por lo que los expertos en este ámbito recomiendan prestar especial atención a todos ellos: desde la compra del papel o los bolígrafos hasta la elección del distribuidor del agua. En este sentido, la centralización de la impresión se presenta, en el caso de aquellas empresas con gastos relevantes en este procedimiento, como un método de ahorro de costes.
En concreto, esta tarea permite conectar todos los puestos de trabajo con necesidades de impresión a un número determinado de dispositivos. Previamente, su instalación es diseñada conforme a las necesidades reales de cada empresa. En este proceso, las impresoras multifunción se presentan ya como un aliado que permite, junto a la propia impresión, otras posibilidades como el escaneo de documentos o su fotocopiado, así como el envío de fax.
En este contexto, destacan los equipos Ricoh. La empresa gestiona actualmente 232 millones de impresiones anuales y ofrece servicio a 40 millones de usuarios. Frente al aumento de costes que provoca el empleo de máquinas de distintos modelos y marcas, la centralización de la impresión aporta productividad, pero además libera espacio en la oficina al aunar múltiples funciones en un mismo espacio. Como ejemplo, una empresa española de alcance nacional alcanzó un ahorro superior al 14 % tan solo con cambiar sus viejos equipos por una instalación centralizada.
En resumen, las impresoras multifunción representan la posibilidad de ahorrar sin renunciar a un servicio profesional. Se trata de una oportunidad que toda compañía podrá anotar en su análisis DAFO.