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Consultoría documental y de costes

La auditoría preliminar para garantizar el ahorro

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Consultoría documental (OCS)
Más productividad, menos gastos

Office Consulting Service® (OCS) es un análisis metódico de la estructura documental de su empresa que le permite establecer el mejor coste por copia para obtener el máximo nivel de eficiencia.

OCS® es una metodología que parte del análisis de los procesos documentales de las empresas. Los datos cuantitativos, funcionales y de costes recogidos (bajo contrato de confidencialidad) permiten a los analistas de Alana elaborar un informe realista de la situación en las áreas de creación, captura, impresión y circulación de los documentos.

Únicamente después de la validación de este análisis con el cliente, los profesionales de Alana elaborarán una Propuesta OCS®, un auténtico plan de reducción de costes y de mejora de los procesos que le permitirán actuar hoy y disponer de herramientas de control para el futuro.

Esta propuesta de OCI® responderá siempre a tres objetivos básicos:

  • Reducción de los costes
  • Incremento de la productividad
  • Mejora del control sobre los procesos

Ahorro, eficacia y control

El OCS® parte siempre del ahorro de gastos, pero se marca también como objetivos incrementar la eficacia y proporcionar al cliente el control sobre sus estructuras documentales. De esta manera asegura las mejoras ahora y en el futuro

Ayudando a todo tipo de empresa y organización

Office Consulting Service es una metodología independiente del volumen, tipo o sector de la empresa analizada. La modularidad y flexibilidad de su aplicación permite a Alana hacer llegar a las pequeñas empresas todo el valor y los ahorros que se obtienen con OCS®.

Un proyecto completo

Nuestra propuesta de servicio reúne todas las fases de relación Consultoría OCS:

  • Fase 1. Consultoría Documental.
  • Fase 2. Implementación.
  • Fase 3. Formación.
  • Fase 4. Gobierno y seguimiento documental.

Una metodología registrada

La gestión diaria de más de 100.000 equipos en el mercado ha permitido a Ricoh desarrollar una metodología detallada pero absolutamente flexible para detectar fugas de dinero y oportunidades de mejora, inmediatas o futuras.

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Estudio de costes de impresión (PPPA)
Pague sólo por lo que imprime

¿Quiere saber realmente cuando le cuesta cada impresión? Alana le ofrece la posibilidad de hacer un estudio de Pay per Page Analysis, así descubrirá los costes directos de impresión actuales que tiene, pero además le haremos un cálculo del ahorro económico que le supondrá la nueva situación que le propondremos.

Nuestra metodología se basa en una consultoría documental de 3 fases:

  • Conocer las necesidades del cliente
  • Conocer la situación actual y los puntos de mejora
  • Ofrecer una propuesta de mejora continua

Optimización de los recursos

Le haremos una propuesta de recursos destinados a la gestión documental, así buscaremos la máxima productividad en los equipos y en las soluciones necesarias.

Ahorro de tiempo

Conseguiremos que, tanto los usuarios y departamentos que gestionan los documentos como al departamento de IT, queden liberados de tareas y tiempo para ser más efectivos.

Ahorro económico

Nuestra propuesta aporta un ahorro en gastos de impresión y de gestión de los documentos.

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En Alana te acompañamos en el camino de la transformación digital de tu empresa. Contáctanos y uno de nuestros asesores IT te aconsejará.

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